It’s been over a decade since the previous Conservative government began to implement the now-infamous Phoenix pay system for public servants. What was initially supposed to be a cost-saving measure for future governments has now ballooned completely out of control.
In 2009, as part of that government’s Transformation of Pay initiative which sought to both modernize and streamline public servant pay systems while saving the government money, a $122 million project was approved to centralize pay administration for most federal departments, with another $186 million to create a new payment system. It was a reasonable goal. Governments for decades had examined streamlining public service payroll systems to save themselves, and by extension taxpayers, money on administrative costs. The implementation of Phoenix was expected to save $70 million by eliminating positions that would be made redundant and automating pay processes. In 2016, the current government launched Phoenix in full, despite concerns shared with Public Services and Procurement Canada at the time from an independent analysis from consulting firm Gartner Canada about the viability of the system. As of today, Phoenix has had the opposite of saving the government money.
Phoenix issues have ballooned its cost to an exorbitant $2.4 billion as of April 2022, and obviously more today. As of this April, there were over 200,000 unresolved transactions related to Phoenix pay systems. For many public servants, Phoenix has become a topic of regular water cooler jokes, and most public service employees, over 50 percent by the most conservative estimates, have had a personal issue with the system in one form or another. The reality of the situation, however, is no laughing matter. Many employees have been underpaid, or had paycheques delayed or deferred. Others have received paycheques well into retirement that negatively affected their taxes and pension income. Some employees have received zero-dollar paycheques. Others have had to file taxes multiple times in the same year because their T4s did not accurately show their earnings. And still others were overpaid, and when discrepancies were discovered or pointed out, wages were garnished to compensate for mistakes not caused by the employees themselves.
These problems are starting to be addressed, although in ways many public servants likely would forgo for economic stability. In 2019, the Treasury Board of Canada Secretariat (TBS) and various public sector unions have come to an agreement to compensate those employees affected by Phoenix pay issues. This includes correcting any mistakes and compensating those employees who have been affected the most severely. Included in the agreement is additional days of paid leave, including two days for those who worked through fiscal years 2016 and 2017, and one day for those working each fiscal year since, up to a maximum of five additional leave days. This resulted in public servants receiving a total of 4.3 million hours of leave as compensation for eight years of dealing with Phoenix-related issues, but some public servants are still dealing with the fallout and are still waiting for compensation for issues that occurred years ago.
This year’s budget included $52 million for Shared Services Canada to work on a permanent replacement for Phoenix. Ceridian was chosen among three competing companies in 2021 as the replacement for the troubled software. TBS is now tasked with dealing with human resources and pay issues. These are clearly the next steps that need to be taken to ensure the problems with Phoenix are rectified, but the devil will be in the details.
In his 2018 report, former Auditor General Michael Ferguson gave a scathing grade to both the previous and current governments for the lack of appropriate oversight for the Phoenix rollout and implementation. It’s important to have independent analysis completed of the software being used to replace Phoenix to ensure that we don’t end up with another boondoggle that wastes money and doesn’t deliver on the basic premise of a simplified, unified system that reflects the needs of Federal workers.
Those workers deserve to know that their paycheques are stable, that delays won’t happen, and that they can access information about their pay and benefits without it being a massive hassle and ensure that taxpayers’ money is no longer wasted.
La déroute vécue avec le système de paye Phénix montre qu’il est temps de le remplacer
Il s’est écoulé plus d’une décennie depuis que le précédent gouvernement conservateur a commencé la mise en œuvre du tristement célèbre système de paye Phénix destiné aux fonctionnaires. Ce qui devait initialement être une mesure de réduction des coûts pour les gouvernements à venir a pris des proportions complètement démesurées du point de vue des coûts engendrés.
En 2009, dans le cadre de l’initiative de transformation de l’administration de la paye de ce gouvernement qui devait servir à la fois à moderniser et à simplifier les systèmes de paye des fonctionnaires tout en permettant au gouvernement de réaliser des économies, un projet de 122 millions de dollars a été approuvé. Ce dernier avait pour objectif de centraliser l’administration de la paye de la plupart des ministères fédéraux. Une autre somme de 186 millions de dollars devait servir à créer un nouveau système de paiement. Cet objectif était raisonnable. Pendant des décennies, les gouvernements ont cherché des moyens de simplifier les systèmes de paye de la fonction publique dans le but d’économiser et, par le fait même, de faire économiser les contribuables pour ce qui est des frais administratifs. La mise en œuvre du système Phénix devait nous permettre d’économiser 70 millions de dollars, car elle permettrait d’éliminer des postes devenus redondants et d’automatiser les processus liés à la paye. En 2016, le gouvernement actuel a lancé le système Phénix dans son intégralité, même si des préoccupations avaient été soulevées à l’époque auprès de Services publics et Approvisionnement Canada à la suite d’une analyse indépendante réalisée par la société d’experts-conseils Gartner Canada au sujet de la viabilité du système. À ce jour, le système Phénix a eu l’effet opposé et n’a pas permis au gouvernement de réaliser des économies.
Les problèmes engendrés par Phénix ont fait gonfler le coût de sa mise en œuvre à un total exorbitant qui atteignait 2,4 milliards de dollars en avril 2022, un montant qui est visiblement encore plus élevé aujourd’hui. En date d’avril de cette année, on recensait plus de 200 000 opérations en suspens liées au système de paye Phénix. Pour bon nombre de fonctionnaires, le système Phénix est devenu un sujet de mauvaises blagues à l’heure de la pause; la plupart des employés de la fonction publique, soit plus de 50 % d’après les estimations les plus prudentes, ont vécu personnellement un quelconque problème avec le système. Toutefois, dans les faits, personne n’entend à rire lorsqu’il est question de cette situation. De nombreux employés ont été sous-payés ou ont dû composer avec des retards ou des reports de leurs chèques de paye. D’autres ont reçu des chèques de paye longtemps après avoir pris leur retraite, ce qui a entraîné des répercussions négatives sur leurs impôts et leur revenu de pension. Certains employés ont reçu des chèques de paye d’un montant de zéro dollar. D’autres ont dû produire une déclaration de revenus à plusieurs reprises au cours de la même année parce que leurs feuillets T4 n’indiquaient pas leurs gains exacts. Il y a également eu des employés qui ont été surpayés; quand des écarts ont été découverts ou signalés, les salaires ont été saisis pour compenser des erreurs n’ayant pas été commises par les employés en soi.
On commence à régler les problèmes de cette nature. Toutefois, bon nombre de fonctionnaires se passeraient probablement des moyens utilisés et opteraient pour une plus grande stabilité économique. En 2019, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et différents syndicats de la fonction publique sont parvenus à une entente visant à compenser les employés touchés par les problèmes de paye liés à Phénix. Cette entente prévoyait notamment la correction de toute erreur commise et une compensation pour les employés ayant subi les préjudices les plus graves. L’entente comprend entre autres des jours de congé payé supplémentaires, dont deux jours pour les employés ayant travaillé pendant les exercices 2016 et 2017 et un jour pour ceux ayant travaillé au cours de chaque exercice depuis, jusqu’à un maximum de cinq jours de congé supplémentaires. Ainsi, des fonctionnaires ont reçu au total 4,3 millions d’heures de congé à titre de compensation pour avoir eu à gérer des problèmes liés à Phénix pendant huit ans; toutefois, certains fonctionnaires doivent encore composer avec les conséquences de cette situation et attendent toujours une compensation par suite de problèmes vécus il y a plusieurs années.
Le budget de cette année comprenait une somme de 52 millions de dollars destinée à Services partagés Canada pour lui permettre de travailler à une solution permanente de remplacement du système de paye Phénix. C’est le fournisseur Ceridian qui a été choisi parmi trois entreprises concurrentes en 2021 pour remplacer le logiciel posant un problème. Le SCT a désormais pour tâche de gérer les problèmes touchant aux ressources humaines et à la paye. Il est évident que cela fait partie des prochaines mesures qui devront être prises si l’on veut s’assurer de corriger les problèmes rattachés à Phénix, mais ce sera une question de détails.
Dans son rapport de 2018, l’ancien vérificateur général Michael Ferguson s’est montré cinglant autant à l’endroit du gouvernement précédent que du gouvernement actuel relativement à l’absence de mécanismes de surveillance adéquats du déploiement et de la mise en œuvre du système de paye Phénix. Il est important de demander une analyse indépendante du logiciel qui sera utilisé pour remplacer Phénix si l’on ne veut pas se retrouver avec un autre cafouillage qui n’entraîne qu’un gaspillage d’argent et qui ne respecte pas le principe de base qui était de mettre en place un système simplifié et unifié répondant aux besoins des travailleurs fédéraux.
Ces travailleurs doivent avoir l’assurance qu’ils recevront des chèques de paye stables, qu’il n’y aura pas de retards, qu’ils pourront avoir accès à de l’information sur leur paye et leurs avantages sociaux sans se lancer dans une lutte sans fin et que l’on ne gaspillera plus l’argent des contribuables.
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