For a decade, we’ve been hearing, with almost comical absurdity, problems with the Government of Canada’s beleaguered payroll system, Phoenix. It’s been responsible for thousands of people being underpaid, overpaid, or worse, not paid at all. Just as problematic, it’s been responsible for massive cost overruns that have ballooned over the years to fix catastrophic problems with its design. According to Alex Benay, the Associate Deputy Minister of Public Services and Procurement, we may be nearing the end of the road for Phoenix, with the caveat that the backlog of unresolved issues needs to be cleared and its replacement tested appropriately to ensure this doesn’t happen again.
While Phoenix’s failures have been exceptionally well-documented over the years, here’s a quick refresher. In 2009, the Conservative government, under Stephen Harper, was trying to streamline public service pay systems while saving the government money. $300 million was set aside to do this, with a $122 million project approved to centralize pay administration for most federal departments, and another $186 million to create a new payment system. By implementing a new pay system (Phoenix), the expectation was that the Federal government would save millions by eliminating positions that would be made redundant and automating pay processes. The system would launch, in full, in 2016, despite concerns shared with Public Services and Procurement Canada through independent audits about the viability of the system. It would then go on to explode in costs due to serious long-term deficiencies, with current estimates putting the cost of the system somewhere around $3.5 billion.
The system was riddled with errors to such a catastrophic extent that, by some estimates, over half of federal public servants have experienced issues directly related to the Phoenix pay system. The current backlog of transactions is huge, standing at an astonishing 416,000 ready to be processed as on June 19th. Half of the transactions, 212,000, are over a year old, half of which are complex problems that require direct human input that Phoenix can’t in itself fix. Those unresolved transactions will need to be finalized before the new system can be put in place. The goal, according to Benay, is to process all backlogged transactions by March of 2025.
The federal government has estimated that they will spend an additional $936 million over the course of the 2024-2025 fiscal year. Approximately half of this money is to continue supporting Phoenix through this process and to alleviate the backlog, and the remainder will be to test and develop the new system, Dayforce. Benay has stated that, based on internal and external reports, the issues surrounding Phoenix were a result of having separate systems for HR and payroll, as well as the lack of a central pay hub, as various government departments have separate compensation systems, with Phoenix unable to adapt to meet the needs of each department.
As for Dayforce, what is to prevent the new system from becoming a boondoggle like Phoenix? Benay has stated that the government will run into a situation where they are running both Phoenix and Dayforce to ensure a smooth transition to the new system. “We’re talking about three to five, six years worth of work to get to an end state,” said Benay. “We will be with the current system for quite a while.” A fully costed plan as to how the government intends to implement Dayforce is expected by the end of this year.
For public servants, particularly those who have already been “burned by Phoenix,” it may be a small comfort to know we are transitioning to a new system. For those who are anxious for the Federal government to save money by ditching Phoenix, it seems like we are stuck with it until we know for certain that Dayforce is the right solution to replace it. And we need to be sure it is, because replacing Phoenix cannot end with another boondoggle. When former Auditor General Michael Ferguson examined the implementation of Phoenix, he called it “an incomprehensible failure of project management and project oversight.”
We cannot allow the government to make the same mistake again.
Le système de paie Phénix tire lentement à sa fin, à un coût supplémentaire de 1 milliard de dollars
Pendant une décennie, nous avons entendu parler des problèmes d’une absurdité presque comique qui ont miné le système de paie Phénix du gouvernement du Canada. À cause de ces lacunes, des milliers de personnes ont été sous-payées, surpayées ou, pire encore, n’ont pas été payées du tout. Ce qui est tout aussi problématique, c’est qu’en raison des mesures qu’on a dû prendre pour corriger les problèmes catastrophiques sur le plan de la conception du système, les dépassements de coûts ont atteint des proportions énormes au fil des années. Selon Alex Benay, sous-ministre délégué du ministère des Services publics et de l’Approvisionnement, le système Phénix pourrait tirer à sa fin, à condition que les problèmes toujours non résolus soient réglés et que le système de remplacement soit convenablement mis à l’essai afin d’éviter que cette situation se reproduise.
Les ratés de Phénix ont été exceptionnellement bien documentés au fil des années, mais voici un bref rappel de la situation. En 2009, le gouvernement conservateur de Stephen Harper voulait rationaliser les systèmes de paie de la fonction publique tout en faisant économiser de l’argent au gouvernement. Une somme de 300 millions de dollars a donc été réservée à cette fin. On a approuvé un projet de 122 millions de dollars visant à centraliser l’administration de la paie pour la plupart des ministères fédéraux, et une somme supplémentaire de 186 millions de dollars a été consacrée à la création de nouveaux systèmes de paie. Avec la mise en place d’un nouveau système de paie (Phénix), on s’attendait à ce que le gouvernement fédéral économise des millions de dollars en automatisant des processus de gestion de la paie et en éliminant des postes qui allaient ainsi devenir superflus. Le système a été complètement déployé en 2016, et ce, même si Services publics et Approvisionnement Canada avait été informé des préoccupations soulevées dans le cadre d’audits indépendants sur la viabilité du système. Par la suite, on a assisté à une explosion des coûts en raison de graves lacunes de longue durée, de telle sorte que, selon les plus récentes estimations, le coût du système se situe aux alentours de 3,5 milliards de dollars.
La situation de ce système truffé d’erreurs était tellement catastrophique que, selon certaines estimations, plus de la moitié des fonctionnaires fédéraux ont éprouvé des problèmes directement liés au système de paie Phénix. À l’heure actuelle, l’arriéré de transactions à traiter est énorme; le 19 juin, on comptait un nombre ahurissant de 416 000 transactions à traiter. La moitié de ces transactions, soit 212 000, datent d’il y a plus d’un an, et dans la moitié des cas, il s’agit de problèmes complexes que le système ne peut pas résoudre par lui-même et qui nécessitent une intervention humaine directe. Il faudra finir de résoudre ces transactions non réglées avant de pouvoir mettre en place le nouveau système. Selon M. Benay, l’objectif est de traiter tous les arriérés de transactions d’ici mars 2025.
Selon ses estimations, le gouvernement fédéral dépensera une somme supplémentaire de 936 millions de dollars au cours de l’exercice 2024-2025. Environ la moitié de cette somme servira à continuer de soutenir le système Phénix tout au long de ce processus et à réduire les arriérés, tandis que le reste des fonds serviront à élaborer et mettre à l’essai le nouveau système, Dayforce. M. Benay affirme que, selon des rapports internes et externes, les problèmes du système Phénix découlent du fait d’avoir des systèmes distincts pour les ressources humaines et pour la gestion de la paie ainsi que de l’absence de service de paie central, puisque divers ministères ont des systèmes de rémunération distincts et que le système Phénix ne peut pas être adapté en fonction des besoins de chaque ministère.
Pour ce qui est de Dayforce, qu’est-ce qui empêche ce système de mener au même gaspillage causé par le système Phénix? M. Benay affirme que le gouvernement arrivera à un point où il devra utiliser à la fois le système Phénix et le système Dayforce pour assurer une transition sans heurts vers le nouveau système. « On parle d’environ trois à cinq ou six ans de travail avant d’arriver au résultat final », dit M. Benay. « Nous utiliserons le système actuel encore longtemps. » On s’attend à ce qu’un plan entièrement chiffré et indiquant comment le gouvernement compte mettre en œuvre le système Dayforce soit présenté d’ici la fin de l’année.
Pour les fonctionnaires, en particulier ceux qui ont déjà été « brûlés par Phénix », savoir que la transition vers un nouveau système est en cours pourrait n’être qu’une mince consolation. Pour ce qui est de ceux qui ont hâte que le gouvernement fédéral économise de l’argent en se débarrassant du système Phénix, il semble que nous soyons coincés avec ce système jusqu’à ce qu’on ait la certitude que le système Dayforce est la bonne solution de remplacement, et nous devons en être sûrs, car on ne peut pas se permettre que le remplacement du système Phénix mène au même genre de gaspillage. Lorsque l’ancien vérificateur général Michael Ferguson s’est penché sur la mise en œuvre du système Phénix, il a conclu que le projet était « un échec incompréhensible de gestion et de surveillance de projet ».
On ne peut pas laisser le gouvernement commettre cette erreur à nouveau.
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